Equiper une entreprise en système visio
Que ce soit pour la conclusion d’une vente, pour une réunion d’équipes ou des réunions projets rien ne remplace les échanges avec des interlocuteurs visibles. En effet, le langage non-verbal prend une part capitale dans la communication et la visio permet d’appréhender et d’amener ce langage. Ainsi, ne passez pas à côté des plus de 70% de vos messages qui passent par le non verbal… L’avènement du télétravail oblige également les entreprises à s’organiser autour des outils de visioconférence.
Dans cet article, nous vous aiderons à mieux comprendre les enjeux des visioconférences et vous aiderons à guider votre choix de système de visioconférence professionnel.
Est-ce important un système de visio ?
La vidéoconférence est donc la solution idéale pour communiquer efficacement et sans se déplacer. Aujourd’hui, il existe des dizaines de solutions de visioconférence accessibles à tout le monde avec une simple connexion internet et une webcam. Mais ne vous y trompez pas, ce choix est cependant loin d’être anodin et la qualité de vos entretiens en visio impacteront immédiatement l’image et la productivité de votre entreprise.
Et cela compte pour tous les secteurs : industrie, santé, commerce… La communication visio est devenu indispensable quels que soient l’activité et le type de structure.
Ainsi, une connexion parfaite, une image de qualité ainsi qu’un son optimal seront vos meilleurs alliés que ce soit pour des réunions internes ou des rendez-vous avec vos clients et partenaires. Plus que de simples moyens de se voir, certaines solutions propose le partage de fichiers, d’écran ou la prise en main partagée. Quels que soient vos besoins, il reste préférable de vous adresser à un spécialiste qui vous accompagnera dans le choix de votre système de visioconférence professionnel et dans sa prise en main.
Comment s’équiper pour des visioconférences optimales ?
La visioconférence s’est beaucoup démocratisée ces dernières années, allant jusqu’à proposer des solutions très abordables, voire gratuites aux particuliers (FaceTime, WhatsApp…). Cependant, ces plateformes restent très superficielles en matière de fonctionnalités et ne répondent pas aux besoins trop spécifiques des professionnels.
Toutefois, des visioconférences professionnelles nécessiteront à la fois un matériel adapté et une solution logicielle performante qui permettra d’organiser la réunion.
Matériel de base d’un système de visioconférence professionnel
Plusieurs éléments constituent les équipements de base pour constituer le système de visioconférence professionnel qui vous correspond :
Un espace dédié
Votre espace doit tenir compte du nombre de personnes moyen qui participeront aux visioconférences ; il doit être assez grand et situé dans un endroit calme ou isolé des perturbations sonores.
Un écran
Les marques proposent aujourd’hui une multitude de modèles d’écrans dédiés à la visio (Samsung, LG, Sharp, Prométhéan). Alors, vos besoins, votre domaine d’activité ou encore vos habitudes définiront quel écran s’adaptera au mieux à votre environnement.
Une caméra
Tout comme pour les écrans, la caméra est un outil essentiel ! Pensez à votre interlocuteur, de la qualité de votre caméra dépend la qualité de votre image. Et parmi les marques les plus répandues, nous retrouvons notamment Aver, Poly ou Yealink qui proposent les meilleurs équipements.
Un système de gestion audio (diffusion et réception)
Ce dernier doit comprendre au moins un microphone. Pour les petites salles, on retrouve souvent des équipements intégrant un système de gestion audio à la console de pilotage ou avec une caméra.
Une console de pilotage (une pieuvre)
Celle-ci permet de gérer la visioconférence en toute simplicité en permettant par exemple de répondre aux appels entrants, intégrer de nouvelles personnes à la conférence, effectuer des partages d’écran, etc.
Bien choisir sa solution logicielle de visio conférence
Là encore, il est facile de se perdre parmi les différentes solutions vidéo proposées sur le marché.
Microsoft Teams, Zoom, Lifesize et Webex sont parmi les solutions les plus répandues au sein des entreprises.
Alors, afin de choisir le système de visioconférence le plus adapté à vos besoins, vous devez vous interroger sur :
- • Le nombre de participants
- • Le type de réunion (présentation, participative, conférence magistrale, etc.)
- • La qualité de votre bande passante
- • Les fonctionnalités de partage d’écran et de contrôle de présentation
- • L’enregistrement audio et vidéo
- • Les possibilités de web conférence ou de webinar
Zoom
Depuis le premier confinement, Zoom est LA référence lorsque l’on parle de visioconférence. Pour cause, la solution proposée par Zoom est à la fois complète et facile d’utilisation. En effet, elle conviendra à la fois aux réunions regroupant quelques personnes et aux webinaires comprenant jusqu’à 50000 participants et 100 intervenants.
Zoom est la solution qu’il vous faut si vous souhaitez diffuser votre conférence à une audience importante tout en ne négligeant pas les réunions en comité plus restreint.
Tout comme pour Microsoft Teams, avec Zoom Room vous avez la possibilité d’équiper vos salles de conférences avec du matériel (hardware) compatible Zoom pour créer un véritable espace de réunion connecté. En outre, ce matériel se différencie totalement du logiciel et proposé par des spécialistes de l’équipement visio (Yealink, Logitec, etc.)
Fonctionnalités principales de Zoom :
• Jusqu’à 5 000 participants.
• 1 000 intervenants.
• Création de salles permanentes.
• Messagerie instantanée.
• Planification.
• Partage et enregistrement d’écrans.
• Intégration à Outlook, Gmail rapide.
• Fonction de sondage.
• Salle de réunion connectée : matériel compatible.
Microsoft Teams
Cette application de communication collaborative fait partie des modules proposés par la suite Microsoft 365. De plus, Teams vous permettra non seulement d’organiser des visioconférences en 1080p mais également d’effectuer des appels vocaux.
Teams est entièrement pensé pour améliorer la collaboration entre les différents membres des équipes et faciliter l’organisation. La solution visio Microsoft Teams est donc davantage adaptée aux réunions interactives en petit groupe qu’aux webinaires faisant participer un grand nombre d’utilisateurs.
Fonctionnalités principales de Microsoft Teams :
• Jusqu’à 10000 participants.
• Afficher 50 vidéos.
• Création de salles permanentes.
• Messagerie instantanée.
• Planification.
• Partage et enregistrement d’écrans.
• Intégration avec Microsoft Office .
• Fonction de sondage.
• Salle de réunion connectée : matériel compatible (Nous consulter).
Avec les Microsoft Teams Rooms (MTR), équipez-vous très facilement de tout le matériel nécessaire (micro, télé, caméra, tablette) compatible avec Teams. Mais c’est auprès des partenaires (Yealink, Logitec, etc.) que l’on peut retrouver ce matériel (hardware) car il n’est pas directement produit ni fourni par Microsoft.
Bon à savoir :
Mon équipement peut-il être compatible à ma nouvelle solution visio ?
Les solutions logicielle visio (software) et les équipements (hardware) sont deux éléments complètement distincts. Effectivement, selon la solution que vous choisirez (Zoom, Teams, Lifesize, …) les équipements seront plus ou moins compatibles. Si vous possédez déjà tous les équipements de base de la visioconférence, sachez que vous pouvez tout à fait les réutiliser avec votre nouveau logiciel visio en les adaptant légèrement.
Comment adapter mon équipement au logiciel de visio utilisé à ma salle de réunion ?
Il vous suffit de faire appel à un installateur spécialisé dans l’installation de systèmes de visioconférence. Et oui, réutiliser vos équipements peut vous permettre d’optimiser vos coûts et de limiter votre consommation de produits électroniques.
Pour ce faire, plusieurs solutions existent :
- Jusqu’à 5 000 participants,
- 1 000 intervenants
- Création de salles permanentes
- Messagerie instantanée
- Partage et enregistrement d’écrans
- Intégration à Outlook, Gmail rapide
- Fonction de sondage
- Salle de réunion connectée : matériel compatible
